Wdrożenie systemu zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów w znaczący sposób pozwala obniżyć koszty tych procesów. Ułatwia prace administracyjne przejmując sporą cześć obowiązków należących do pracowników. Przeszukiwanie dokumentów w formie elektronicznej jest o wiele szybsze niż przeglądanie segregatorów.

Systemy zarządzania drukiem są konfigurowane tak by dopasować je do danego przedsiębiorstwa, dzięki czemu nie trzeba dostosowywać procesów w firmie do systemu, tylko system do nich.