Koszty druku w firmie zazwyczaj są wyższe niż wynika to z obliczeń „na oko”. Większość osób bierze pod uwagę jedynie koszt tonera lub tuszu oraz jego wydajność deklarowaną przez producenta na opakowaniu. Tego typu wyliczenia pozwalają jedynie oszacować koszty poniesione na zakup tonera lub tuszu.
Najlepszym sposobem na kontrolę kosztów wydruku w firmie jest zastosowanie jednego z dostępnych na rynku systemów do zarządzania drukiem. Jednak nie każda firma posiada flotę urządzeń , dlatego też warto wykonać obliczenia samodzielnie by wiedzieć ile płacimy za dokumenty.
Sprawdzenie jakie są koszty wydruku w firmie to pierwszy krok, który robimy u nowych klientów, na podstawie wykonanego audytu możemy określić o ile jesteśmy w stanie obniżyć koszty druku w firmie. Możliwe jest wykonanie takiego takiego audytu przez naszych specjalistów w Twojej firmie. Główny obszar na którym działamy to Częstochowa i okolice.
Co składa się na koszt wydruku?
Zależnie od rodzaju urządzenia, które posiadamy będziemy brać pod uwagę konieczne materiały eksploatacyjne oraz koszty serwisowania. W przypadku każdej drukarki, do łącznego kosztu wydrukowania jednej strony powinno się doliczać koszt zakupu urządzenia. Jeżeli po pewnym czasie sprzedajemy drukarkę, możemy odjąć od ceny zakupu kwotę ze sprzedaży. Urządzenia podzieliłem na 3 rodzaje: drukarki atramentowe, drukarki laserowe i kserokopiarki
Należy pamiętać, że przy stosowaniu zamienników (zwłaszcza najtańsze tonery) powodujemy szybsze zużycie pozostałych podzespołów takich jak: głowica drukująca w przypadku drukarek atramentowych czy zespół bębna i utrwalania w drukarkach laserowych. W związku z tym rzeczywiste ilości wydrukowanych stron mogą być niższe niż te zadeklarowane przez producenta. Więc jak obliczyć koszty druku w firmie?
Drukarki atramentowe
Urządzenia tego typu stosowane najczęściej w warunkach domowych. Jednak niektóre przedsiębiorstwa decydują się na drukarki atramentowe ze względu na niski koszt zakupu i niewielkie rozmiary obudowy. Kalkulacja ceny wydruku 1 strony w tym przypadku jest prosta:
- cena atramentu dzielona przez ilość wydrukowanych stron
- cena głowicy drukującej dzielona przez jej wydajność (deklarowana przez producenta)
- ewentualne koszty serwisowania podzielone przez łączną ilość wykonanych wydruków (np. udrażnianie głowicy)
Większość drukarek atramentowych nie posiada wbudowanego licznika stron, dlatego w tym przypadku zamiast liczby z licznika możemy posłużyć się średnim zużyciem ryz papieru w wybranym okresie.
Drukarki i kserokopiarki laserowe mono
W przypadku drukarek laserowych zazwyczaj z poziomu menu możemy wydrukować licznik stron, dzięki czemu dokładnie wiemy ile maszyna wydrukowała od nowości. Materiały eksploatacyjne w drukarkach czarno-białych możemy podzielić na dwa rodzaje: zespół bębna i osobny toner lub toner z zintegrowanym wałkiem bębna. W przypadku kserokopiarek zespół bębna zawsze jest oddzielony od tonera. Licząc koszt wydruku w zależności od posiadanego urządzenia bierzemy pod uwagę ceny podzespołów:
- tonera dzielona przez jego wydajność
- zespołu bębna dzielona przez jego wydajność – jeśli występuje
- pojemnika na zużyty toner dzielona przez jego wydajność – jeśli występuje
- zespołu utrwalania dzielona przez jego wydajność
- koszty rolek, wałków i innych drobnych elementów
- koszty serwisu (w skali roku lub w skali życia urządzenia)
Drukarki i kserokopiarki laserowe kolorowe
W urządzeniach laserowych kolorowych stosujemy się do podobnych zasad co w przypadku czarno-białych maszyn. Doliczamy dodatkowo materiały eksploatacyjne które występują tylko w drukarkach i kserokopiarkach kolorowych. Zamiast 1 tonera mamy 4 na każdy kolor inny (CMYK), to samo dotyczy zespołu bębna. Bierzemy pod uwagę więc ceny:
- pasa transferowego dzielona przez jego wydajność
- tonerów (4 kolory) dzielona przez jego wydajność
- zespołów bębna (4 kolory) dzielona przez jego wydajność – jeśli występuje
- pojemnika na zużyty toner dzielona przez jego wydajność
- zespołu utrwalania dzielona przez jego wydajność
- koszty rolek, wałków i innych drobnych elementów
- koszty serwisu (w skali roku lub w skali życia urządzenia)