Podążając za trendem postanowiliśmy sprawdzić jak sprawuje się sztuczna inteligencja, a dokładniej ChatbotGPT, który w ostatnim czasie nie znika z nagłówków w całym internecie. Często zachwalany za ogrom zadań i sposób prowadzenia konwersacji. Chatbot GPT został już dość mocno przetestowany przez użytkowników oraz influencerów i pokazał na co go stać. Jednak większość tych testów dotyczyła tematów, na które możemy znaleźć ogromne ilości informacji w sieci. W przypadku druku biurowego zadanie jest trudniejsze, bo większość treści w internecie na ten temat skupia się tylko na użytkownikach domowych i niewielkich drukarkach, a informacje na temat druku biurowego są już trudniej dostępne niż np. obsługa mediów społecznościowych.  Cały Wajpolowy blog piszemy zwięzłym językiem dostarczając konkretnych informacji  i odpowiedzi na pytania – nie piszemy przeciąganych w nieskończoność wstępów, ani nie omijamy niewygodnych dla nas tematów. Ten wpis będzie jednak trochę dłuższy – i to nie ze względu na lanie wody. Zapytaliśmy sztuczną inteligencję o sprawy związane z codziennym drukiem biurowym i dokładnie sprawdziliśmy rzetelność odpowiedzi.

Czy Chatbot to sztuczna inteligencja?

Zaczniemy od najważniejszego pytania, które powinniśmy sobie zadać. Naszym zdaniem jest za wcześnie, aby ChatbotGPT nazwać sztuczną inteligencją. Bot wykorzystuje dane, które zostały mu dostarczone, analizuje je i na ich podstawie udziela odpowiedzi. Jednak technicznie nadal jest to bardzo zaawansowany algorytm, a nie samodzielnie uczący się i myślący komputer, jego odpowiedzi uzależnione są od dostarczonych mu danych, a czasem nawet pomimo posiadania tych informacji, nie potrafi połączyć faktów aby udzielić prawidłowej odpowiedzi – ale o tym później. Co Sam ChatbotGPT odpowiada na pytanie czy jest sztuczną inteligencją? Wszystkie treści wygenerowane przez ChatGPT zostały wyróżnione ciemnym tłem:

Czy ChatbotGPT to sztuczna inteligencja?

~Wajpol

Tak, ChatbotGPT jest oparty na sztucznej inteligencji, a konkretnie na modelu językowym GPT-3 opracowanym przez OpenAI. Model ten jest w stanie wykonywać wiele zadań, takich jak odpowiadanie na pytania i wykonywanie poleceń, na podstawie dużej liczby danych treningowych, które otrzymał podczas procesu uczenia.

~ChatGPT

Czy model językowy to sztuczna inteligencja?

~Wajpol

Tak, modele językowe takie jak ChatbotGPT należą do kategorii sztucznej inteligencji. Są one wyuczone przez uczenie maszynowe na dużych zbiorach danych i potrafią generować odpowiedzi na pytania na podstawie analizy tekstu.

~ChatGPT

Właśnie: Model językowy wg tej definicji to nadal bardzo zaawansowany algorytm, a nie sztuczna inteligencja, jednak przyjęło się oznaczać tego typu algorytmy właśnie jako sztuczna inteligencja. Może to wprowadzać w błąd, ponieważ program nie wymyśli za nas żadnego rozwiązania, może je wskazać na podstawie znanych mu danych. Tak – znanych mu danych, a nie dostępnych w sieci. Traktujmy więc to określenie z przymrużeniem oka.

Jaki rodzaj drukarki będzie odpowiedni dla kilkuosobowego biura rachunkowego?

~Wajpol

Dla kilkuosobowego biura rachunkowego najlepszym wyborem będzie drukarka laserowa wielofunkcyjna. Taki rodzaj drukarki oferuje funkcje drukowania, kopiowania, skanowania i faksowania, co zapewnia wszechstronność i elastyczność potrzebną w biurze rachunkowym.

Drukarki laserowe wielofunkcyjne oferują wysoką jakość druku i szybkość, co jest niezbędne w biurze rachunkowym, gdzie często wymagana jest szybka produkcja dużej liczby dokumentów. Ponadto, taki rodzaj drukarki jest bardziej wytrzymały i trwały niż drukarki atramentowe, co jest ważne w biurze, w którym wiele osób będzie korzystać z drukarki.

Warto zwrócić uwagę na opcję automatycznego podajnika dokumentów, co umożliwi skanowanie lub kopiowanie wielu stron jednocześnie, co jest szczególnie ważne w biurze rachunkowym, gdzie często wymagana jest produkcja dużych ilości dokumentów.

Podsumowując, drukarka laserowa wielofunkcyjna będzie najlepszym wyborem dla kilkuosobowego biura rachunkowego, ponieważ oferuje wszechstronne funkcje, wysoką jakość druku, trwałość i szybkość, które są niezbędne w takim środowisku pracy.

~ChatGPT

Potwierdzamy, to poprawna odpowiedź na to pytanie, choć funkcja faksowania jest dziś wykorzystywana bardzo rzadko, to pozostałe informacje sprawdzą się dla większości niewielkich biur rachunkowych. ChatbotGPT  pamięta kontekst rozmowy, więc teoretycznie nie musimy w kolejnych pytaniach opisywać dokładnie wszystkiego od początku, tak jak to ma miejsce w wyszukiwarce Google – gdzie chcąc zawęzić wyniki wyszukiwania lub doprecyzować je, musimy od nowa dokładniej wysłać zapytanie. W przypadku ChatbotGPT możemy kontynuować rozmowę.

Spróbujmy więc:

Na co zwracać uwagę przy wyborze takiej drukarki?

~Wajpol

Przy wyborze drukarki należy zwrócić uwagę na kilka ważnych czynników, w tym:

1. Rodzaj drukarki: drukarki można podzielić na atramentowe i laserowe. Drukarki atramentowe są tańsze, ale zazwyczaj drukują wolniej i z mniejszą jakością niż drukarki laserowe. Drukarki laserowe są droższe, ale oferują wyższą jakość i szybszy druk.

2. Szybkość drukowania: jeśli planujesz wydrukować duże ilości dokumentów, powinieneś wybrać drukarkę o wysokiej szybkości drukowania.

3. Jakość druku: jeśli potrzebujesz wysokiej jakości wydruków, takich jak prezentacje czy dokumenty biznesowe, powinieneś wybrać drukarkę laserową.

4. Kompatybilność: upewnij się, że drukarka jest kompatybilna z Twoim systemem operacyjnym i oprogramowaniem.

5. Funkcjonalność: jeśli potrzebujesz dodatkowych funkcji, takich jak skanowanie, kopiowanie czy faksowanie, warto wybrać drukarkę wielofunkcyjną.

6. Koszty eksploatacji: upewnij się, że koszty eksploatacji, takie jak ceny tonerów i tuszów, są dostępne i przystępne cenowo.

7. Obsługa i wsparcie: ważne jest, aby wybrać drukarkę, która oferuje dobrą obsługę i wsparcie techniczne.

8. Wydajność i niezawodność: upewnij się, że wybrana drukarka jest wydajna i niezawodna, aby uniknąć problemów związanych z częstymi awariami i konserwacją.

~ChatGPT

Już w pierwszym punkcie „sztuczna inteligencja” zapomniała, że sama zaproponowała mi drukarkę laserową i znów stawia mnie przed jej wyborem. Nie sprawdziliśmy tego, ale prawdopodobnie w trakcie rozmowy w języku angielskim odpowiedź dotyczyłaby tylko urządzeń laserowych – nasz ojczysty język może być jeszcze zbyt trudny. Całą listę można by rozwinąć jeszcze o dodatkowe punkty, a te z numerem 6 i 8 są do siebie bardzo podobne. Mimo to odpowiedź znów jest poprawna, a dostaliśmy ją znacznie szybciej niż szukając w Google.

Zadajmy więc nieco inne pytanie:

Jak kreatywnie wykorzystać drukarkę biurową? Weź pod uwagę tylko drukarki laserowe

~Wajpol

Drukarki laserowe są niezastąpione w biurach i domach, jednak często używane tylko do standardowych zadań drukowania, kopiowania i skanowania. W rzeczywistości jednak drukarki laserowe posiadają wiele możliwości, które można wykorzystać w kreatywny sposób. Oto 5 pomysłów na wykorzystanie drukarek laserowych w nieoczekiwany sposób.

1. Personalizowane naklejki i etykiety: Drukarki laserowe świetnie nadają się do drukowania personalizowanych naklejek i etykiet. Możesz wydrukować naklejki na rzeczy takie jak laptop, telefon czy pudełka na prezenty.
2. Drukowanie na koszulkach i torbach: Drukarki laserowe posiadają specjalne papiery, które można wykorzystać do drukowania na tkaninach, takich jak koszulki i torby. To świetny sposób na stworzenie unikalnej odzieży lub gadżetów reklamowych.
3. Drukowanie na płótnie: Drukarki laserowe mogą drukować na specjalnych płótnach, które można później powiesić na ścianie jako dekorację. Możesz wydrukować swoje ulubione zdjęcia lub grafiki.
4. Drukowanie na papierze fotograficznym: Drukarki laserowe oferują opcję drukowania na papierze fotograficznym, dzięki czemu możesz stworzyć wysokiej jakości zdjęcia w domu.
5. Drukowanie map i planów: Drukarki laserowe świetnie nadają się do drukowania map i planów, ponieważ oferują wysoką jakość druku i dokładność. Możesz wydrukować mapy do nawigacji lub plany budynków do projektowania.

Drukarki laserowe to nie tylko narzędzie do standardowych zadań drukowania, ale również potencjalne źródło kreatywnych pomysłów. Spróbuj kreatywnie wykorzystać swoją drukarkę laserową i cieszyć się wszystkimi możliwościami, jakie oferuje. Od naklejek i etykiet po wydrukowane na płótnie dekoracje, drukarki laserowe są niezastąpione w tworzeniu unikalnych projektów. Warto pamiętać, że drukarki laserowe nie tylko umożliwiają łatwe i szybkie drukowanie, ale również pozwalają na realizację własnych pomysłów i tworzenie oryginalnych projektów.

~ChatGPT

Liczyliśmy na jakieś dokładniejsze pomysły, zabrakło propozycji drukowania kopert, wizytówek czy banerów – współczesne urządzenia drukujące posiadają takie funkcjonalności. W przypadku Konica Minolta bizhub C250i możemy nawet drukować koperty prosto z kasety (do tej pory wymagało to użycia bocznego podajnika ręcznego). W dodatku pojawił się tutaj duży błąd: w punkcie 3 otrzymałem propozycje druku na płótnie. Wiem, że drukarka laserowa nie może drukować ani na płótnie, ani na tekstyliach więc zapytałem:

Czy drukarka laserowa może drukować na płótnie?

~Wajpol

Drukarka laserowa może drukować na specjalnych nośnikach, takich jak papier transferowy, który jest następnie przenoszony na materiał, taki jak tkanina lub płótno. W tym celu można użyć odpowiedniego papieru transferowego, który jest specjalnie zaprojektowany do użycia z drukarkami laserowymi. Niemniej jednak, nie jestem w stanie stwierdzić, czy wszystkie drukarki laserowe są w stanie drukować na płótnie, ponieważ zależy to od wielu czynników, takich jak model drukarki i jakość papieru transferowego.

~ChatGPT

Wydruk na papierze transferowym nie jest bezpośrednim wydrukiem na płótnie i zazwyczaj jego naniesienie na inny nośnik taki taki jak płótno czy koszulka, wymaga wykorzystania specjalistycznych narzędzi lub urządzeń. Nie powinniśmy więc traktować tego jako kreatywne wykorzystanie drukarki laserowej, bo jest to zwykły proces produkcji wymagający narzędzi i wprawy. Natomiast czy jest to możliwe? Tak – więc teoretycznie ChatbotGPT nie pomylił się.

Przejdźmy do kolejnego, tym razem dość popularnego pytania dotyczącego materiałów eksploatacyjnych. Sprawdźmy co doradzi ChatGPT:

Lepiej używać tonery oryginalne czy zamienniki?

~Wajpol

To zależy od kilku czynników. Tonery oryginalne są często bardziej niezawodne i oferują lepszą jakość druku, ale są też znacznie droższe. Zamienniki tonerów są tańsze, ale jakość druku może być niższa i istnieje ryzyko, że będą one powodować problemy z drukarką.

Jeśli potrzebujesz wysokiej jakości druku, zwłaszcza dla ważnych dokumentów biznesowych, lepiej jest używać tonerów oryginalnych. Jeśli jednak potrzebujesz tylko prostych dokumentów tekstowych, zamienniki tonerów mogą być odpowiednie.
W każdym przypadku ważne jest, aby dokładnie przeczytać opinie i recenzje wybranego tonera, aby upewnić się, że spełnia on wymagania i jest zgodny z Twoją drukarką.

~ChatGPT

Oryginał czy zamiennik? Jaki tusz lub toner wybrać?Jest to prawdziwa i neutralna odpowiedź w temacie zamienników. Jednak rynek zamiennych materiałów eksploatacyjnych jest tak duży, że znalezienie rzetelnej opinii na temat konkretnego toneru i jego producenta może być bardzo trudne, o ile nie możliwe. Raczej niewiele osób wystawia opinie do zakupionego w Internecie nieoryginalnego tonera do drukarki. Dla porównania tej odpowiedzi możesz przeczytać nasz wpis na blogu, w którym odpowiadamy nieco obszerniej na to pytanie – Oryginał czy zamiennik? Co wybrać?

Czy Develop to podróbka Konica Minolta?

~Wajpol

Develop to nie jest podróbka Konica Minolta. Develop to niemiecka firma, która produkuje wysokiej jakości drukarki i kserokopiarki. Firma ta jest znana z produkcji urządzeń o dobrych parametrach technicznych i niezawodności. Konica Minolta to jednak inna firma, specjalizująca się w produkcji drukarek i kopiarek, która ma wiele lat doświadczenia w branży i szeroką gamę produktów. Obie firmy są cenione przez użytkowników i oferują dobre rozwiązania dla biur i firm.

~ChatGPT

Moja ocena tej odpowiedzi to 50/50 – wygląda jakby bot sprawdził tylko podstawowe informacje o tych markach z różnych źródeł, a następnie połączył je w jedną odpowiedź. Oczywistym jest, że Develop nie jest podróbką Konica Minolta, bo to dokładnie te same urządzenia. Obie firmy jednak połączyły się, pozostawiając na rynku obie marki kserokopiarek, a wszystkie modele urządzeń obu producentów to te same maszyny z analogicznym nazwami. Przykładowo: Konica Minolta bizhub C250i jest tym samym urządzeniem co Develop ineo+ 250i.

Upewnijmy się więc, czy chatGPT posiada właściwe informacje:

Czyli Develop i Konica Minolta to dwie różne firmy?

~Wajpol

Tak, Develop i Konica Minolta to dwie różne firmy. Develop to niemiecka firma produkująca drukarki i kserokopiarki, a Konica Minolta to japońska firma specjalizująca się w produkcji urządzeń biurowych, takich jak drukarki, kserokopiarki i skanery. Obie firmy są cenione w branży i oferują dobre rozwiązania dla biur i firm.

~ChatGPT

Zadajmy to pytanie nieco inaczej:

Czy to prawda, że Konica Minolta jest właścicielem Develop

~Wajpol

Tak, jest to prawda. Konica Minolta jest właścicielem Develop, niemieckiej firmy specjalizującej się w produkcji drukarek i kserokopiarek. W 2003 roku Konica Minolta przejęła Develop, co pozwoliło im rozszerzyć swoją ofertę produktów i usług na rynku europejskim. Obecnie Develop jest jednym z wiodących producentów urządzeń biurowych w Europie, a jego produkty są znane z dobrych parametrów technicznych i niezawodności.

~ChatGPT

Z małą pomocą znalazł prawdziwe informacje. Jednak odpowiedź została wymuszona przeze mnie, bo zapytanie sugerowało sprawdzenie tej informacji – szkoda, że sam do tego nie doszedł przy zadawaniu pierwszego pytania. W dodatku nie podaje źródła informacji – zapewniając przy tym, że są prawdziwe i pochodzą z końca 2021 roku. Zakończmy ten temat, jeśli interesujesz się szczegółami dotyczącymi połączenia tych dwóch producentów – zapraszam do Historia marki Develop.

Zapytajmy ChatGPT o coś bardziej praktycznego:

Jak obliczyć pełne koszty druku w firmie?

~Wajpol

Aby obliczyć pełne koszty druku w firmie, należy uwzględnić kilka czynników, w tym:

1. Koszty sprzętu: cena zakupu drukarki, kserokopiarki lub innego urządzenia drukującego, jak również wszelkie dodatkowe wyposażenie, takie jak tonery, tusze, papier i inne materiały eksploatacyjne.

2. Koszty energii: koszty związane z zasilaniem i użytkowaniem urządzenia, w tym koszty związane z zużyciem energii elektrycznej.

3. Koszty serwisu: koszty związane z utrzymaniem i naprawą urządzenia, w tym koszty części zamiennych i koszty pracy serwisanta.

4. Koszty zużycia materiałów eksploatacyjnych: cena tonerów, tuszy, papieru i innych materiałów eksploatacyjnych.

5. Koszty pracy: koszty związane z pracą pracowników zaangażowanych w drukowanie i kopiowanie, w tym koszty ich czasu i wynagrodzenia.

Aby uzyskać pełny obraz kosztów druku w firmie, należy dokładnie przeanalizować te i inne czynniki i uwzględnić je w swoich obliczeniach. Warto również pamiętać, że koszty druku mogą się zmieniać w czasie, w zależności od wielu czynników, takich jak zmiany cen materiałów eksploatacyjnych, zmiany w płacach i kosztach energii.

~ChatGPT

Zadałem to pytanie dość ogólnikowo i taką też dostałem odpowiedź. Ostatnie zdanie informuje nas, że obliczenie druku wymaga uwzględnienia też innych czynników, to prawda – obliczenie druku w firmie bywa trudne, zwłaszcza w średnich i większych firmach. Sztuczna inteligencja nie pomoże więc w obliczeniach, ale nakieruje co trzeba wziąć pod uwagę w kalkulacji kosztów.  Dziś w naszej branży króluje wynajem kserokopiarek, więc bardziej interesuje nas koszt wydrukowania jednej strony A4 na konkretnym urządzeniu, pomoże to porównać koszt utrzymania własnego sprzętu z kosztami wynajmu kserokopiarki lub drukarki:

Jak obliczyć koszt druku jednej strony a4 w firmie bez uwzględniania kosztów papieru?

~Wajpol

Aby obliczyć koszt druku jednej strony A4 bez uwzględniania kosztów papieru, należy pomnożyć ilość tonerów lub tuszu potrzebnego do wydrukowania jednej strony przez cenę tonerów lub tuszu. Następnie należy dodać do tego koszt energii potrzebnej do wydrukowania jednej strony.
Koszt energii można wyliczyć, dzieląc koszt energii potrzebnej do wydrukowania wszystkich stron przez ilość stron, które zostały wydrukowane.

Należy jednak pamiętać, że każde urządzenie drukujące jest inne i może mieć różne koszty związane z drukowaniem, więc wyniki obliczeń mogą się różnić w zależności od urządzenia. Warto również zwrócić uwagę na inne koszty związane z użytkowaniem drukarki, takie jak koszty serwisu i naprawy.

~ChatGPT

ChatGPT nakierował mnie na co mam zwrócić uwagę przy liczeniu kosztów druku, ale nie podał kompletnej instrukcji. Licząc jednostkowy koszt wydruku strony A4 musimy brać pod uwagę koszt samego urządzenia, koszty wszystkich materiałów eksploatacyjnych i koszty serwisu. Te ostatnie trzeba brać pod uwagę, a nie „warto również zwrócić uwagę” – Zdarza się, że koszty serwisu dorównują lub nawet przewyższają pozostałe koszty związane z drukowaniem. W takim przypadku należy rozważyć zmianę urządzenia na bardziej wydajne i niezawodne. Więcej na temat obliczania kosztów druku znajdziesz na naszym blogu – Tutaj

Czy opłaca się wynająć kserokopiarkę?

~Wajpol

To, czy opłaca się wynająć kserokopiarkę, zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, częstotliwość i ilość kopiowania, budżet firmy, a także oczekiwania dotyczące funkcjonalności kserokopiarki.

Wynajmując kserokopiarkę, można uniknąć kosztów zakupu sprzętu, a także kosztów serwisowania i napraw. Dostawca wynajmu często zapewnia także serwis i dostawę tonerów. Jednocześnie jednak wynajem może być droższy w dłuższej perspektywie, niż zakup i eksploatacja własnej kserokopiarki.

Warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania oraz porównać różne opcje, takie jak wynajem, leasing lub zakup, aby wybrać najlepszą opcję dla swojej firmy. Wsparcie doradcy lub specjalisty od sprzętu biurowego może być również pomocne w podejmowaniu decyzji.

~ChatGPT

To zapytanie dość często wpisują w Google przedsiębiorcy. Na stronach www znajdziesz sprzeczne odpowiedzi. Jedni zachęcają inni odradzają, a wszystko przecież zależy od tego, kto publikuje te treści. Na forach internetowych poglądy też są odmienne i zazwyczaj trudno samodzielnie ocenić czy lepiej wynająć urządzenie, czy kupić je na własność. ChatGPT podał nam więc poprawną odpowiedź, a ostatnie zdanie czyli właśnie porada specjalisty jest najlepszym, co możesz zrobić – doświadczony doradca może zwrócić uwagę na jakiś istotny aspekt, który Ty pominiesz. W praktyce przedsiębiorcy najczęściej wybierają wynajem sprzętu drukującego, a najrzadziej leasing.

Podaj listę firm wynajmujących kserokopiarki w Częstochowie

~Wajpol

Niestety, nie jestem w stanie podać konkretnej listy firm wynajmujących kserokopiarki w Częstochowie, ponieważ moja baza wiedzy jest zaktualizowana do 2021 roku, a takie informacje szybko się zmieniają. Proponuję skorzystać z wyszukiwarki internetowej lub zadzwonić do kilku lokalnych firm sprzedających lub wynajmujących sprzęt biurowy, aby uzyskać bardziej aktualne informacje.

~ChatGPT

Chatbot nie wyszukuje informacji w internecie, korzysta tylko ze znanych mu informacji, więc nawet jeśli zna firmy wynajmujące kserokopiarki w Częstochowie, nie może odpowiedzieć na to pytanie, bo lista może być już nieaktualna. Skoro nie otrzymamy pomocy w wyborze firmy, wróćmy do tematu kosztów druku:

W jaki sposób można obniżyć koszty druku w firmie?

~Wajpol

Można obniżyć koszty druku w firmie w następujący sposób:

1. Wdrożenie systemu zarządzania drukiem: Dzięki temu można monitorować i kontrolować wydruki, a także ograniczać niepotrzebne druki i oszczędzać papier i toner.

2. Używanie drukarek wielofunkcyjnych: Pozwala to na oszczędność miejsca i kosztów wynikających z posiadania kilku urządzeń, a także umożliwia automatyczne oszczędzanie papieru i tonera.

3. Drukowanie dwustronne: Pozwala to zmniejszyć zużycie papieru o połowę i obniżyć koszty.

4. Wykorzystywanie tonerów zamienników lub regenerowanych: Może to znacznie obniżyć koszty związane z wydrukiem.

5. Edukacja pracowników: Ważne jest, aby pracownicy byli świadomi kosztów druku i byli odpowiedzialni za jego oszczędzanie.

Te proste kroki pomogą obniżyć koszty druku w firmie i poprawić efektywność w zakresie zarządzania drukiem.

~ChatGPT

ChatGPT prawidłowo nakierował mnie gdzie szukać oszczędności. Na pierwszym miejscu postawił wdrożenie systemu zarządzania drukiem – to najlepsze rozwiązanie dla średnich i dużych firm, ale nie sprawdzi się tam, gdzie jest tylko jedno urządzenie drukujące. Samo wdrożenie takiego systemu i świadomość użytkowników o jego działaniu powoduje znaczne spadki ilości drukowanych stron. Użytkownicy nie drukują niesprawdzonych dokumentów i unikają drukowania testowych/zbędnych plików , czy prywatnych wydruków takich jak kolorowanki dla dzieci. Jest to jednak temat na osobny wpis na Wajpolowy Blog.

Nie będę omawiał wszystkich punktów z odpowiedzi chatGPT, ponieważ zgadzam się z nimi – poza jednym. Tonery zamienniki lub co gorsze regenerowane, są zazwyczaj bardzo niskiej jakości, co powoduje awarie sprzętu i obniżoną jakość druku. Tylko nieliczne drukarki dobrze współpracują z zamiennymi materiałami eksploatacyjnymi, a prawie wszystkie kolorowe drukarki laserowe nie znoszą kolorowych zamienników – ten punkt może wprowadzać w błąd –  w efekcie krótkofalowo zaoszczędzisz na tonerze, ale w dłuższej perspektywie wzrosną koszty serwisu, często powodując dużą nieopłacalność w stosowaniu zamienników. Pamiętaj! Stosując nieoryginalne materiały eksploatacyjne ryzykujesz utratą gwarancji na sprzęt.

Nie zatrzymując się zadaje kolejne pytanie:

Jakie systemy do zarządzania drukiem są dostępne w polsce?

~Wajpol

W Polsce dostępne są następujące systemy do zarządzania drukiem:

• Equitrac
• PaperCut
• Y Soft SafeQ
• Lexmark Print Management
• Brother Print Management
• HP Access Control
• Kyocera Print Center
• Xerox Print Management

Każdy z tych systemów oferuje różne funkcjonalności, takie jak kontrola dostępu do drukarek, śledzenie kosztów druku i monitorowanie wydruków, co pozwala na lepsze zarządzanie drukowaniem i oszczędność kosztów.

~ChatGPT

To dość okrojona lista dostępnych w Polsce systemów zarządzania drukiem. Tak naprawdę tylko 3 pierwsze pozwalają na zarządzanie całą flotą maszyn pod różnymi markami, pozostałe to dedykowane rozwiązana prosto od producentów urządzeń, które współpracują tylko z ich sprzętem. Skoro bierzemy pod uwagę dedykowane oprogramowanie to zabrakło tu wygodnego i rozbudowanego systemu UniFlow od Canon, czy PageScope od Konica Minolta. Ta odpowiedź pokazuje, że sztuczna inteligencja wykorzystująca tylko swoją wewnętrzną bazę danych do udzielania odpowiedzi może pomijać sporo ważnych informacji, a jednocześnie jest pewna, że to najlepsza odpowiedź, jaką może udzielić. Jeśli temat możliwości oprogramowana do zarządzania drukiem jest Ci obcy – możesz poczytać o nim tutaj.

Jakie systemy do zarządzania drukiem są dostępne w polsce?

~Wajpol

W Polsce dostępne są następujące systemy do zarządzania drukiem:

• Equitrac
• PaperCut
• Y Soft SafeQ
• Lexmark Print Management
• Brother Print Management
• HP Access Control
• Kyocera Print Center
• Xerox Print Management

Każdy z tych systemów oferuje różne funkcjonalności, takie jak kontrola dostępu do drukarek, śledzenie kosztów druku i monitorowanie wydruków, co pozwala na lepsze zarządzanie drukowaniem i oszczędność kosztów.

~ChatGPT

To dość okrojona lista dostępnych w Polsce systemów zarządzania drukiem. Tak naprawdę tylko 3 pierwsze pozwalają na zarządzanie całą flotą maszyn pod różnymi markami, pozostałe to dedykowane rozwiązana prosto od producentów urządzeń, które współpracują tylko z ich sprzętem. Skoro bierzemy pod uwagę dedykowane oprogramowanie to zabrakło tu wygodnego i rozbudowanego systemu UniFlow od Canon, czy PageScope od Konica Minolta. Jeśli temat możliwości takiego oprogramowania jest Ci obcy – możesz poczytać o nim tutaj.

Jakie funkcje Konica Minolta bizhub C250i mogą pomóc w codziennej pracy biurowej?

~Wajpol

Konica Minolta bizhub C250i jest wielofunkcyjnym urządzeniem drukującym, kopiującym, skanującym i faksującym. Niektóre z funkcji, które mogą pomóc w codziennej pracy biurowej, to:

• Szybka i wydajna drukarka z szybkością do 25 stron na minutę.
• Skanowanie do chmury i poczty e-mail, co umożliwia łatwe i wygodne udostępnianie dokumentów.
• Funkcja faksu, umożliwiająca wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z urządzenia.
• Kontrola dostępu i bezpieczeństwo danych za pomocą funkcji takich jak autoryzacja i szyfrowanie.
• Łatwe zarządzanie drukowaniem za pomocą oprogramowania zarządzania drukiem, takiego jak PageScope.

Te i inne funkcje Konica Minolta bizhub C250i mogą pomóc w usprawnieniu i ułatwieniu codziennej pracy biurowej.

~ChatGPT

Odpowiedź zawiera same oczywistości, raczej niewiele podpowiada użytkownikowi takiego urządzenia, a ten model ma sporo innych udogodnień pomocnych w codziennej pracy – jak choćby już wcześniej wspomniana możliwość druku na kopertach bezpośrednio z kasety na papier czy możliwość integracji z dedykowanym tanim systemem OCR SmartScan.

Podsumowanie. Czy ChatGPT i sztuczna inteligencja to nasza przyszłość?

Czas spędzony z ChatGPT to ciekawe doświadczenie. Możliwość rozmowy w naszym ojczystym języku jeszcze bardziej ułatwia pracę, ale już po chwili rozmowy wiesz, że nie rozmawiasz z człowiekiem. Sztuczna inteligencja od OpenAI sprawnie buduje nawet dłuższe wypowiedzi, ale wykorzystuje tylko dostępne w jego bazie informacje, nie wyszukuje odpowiedzi w internecie – więc wiele danych może być nieaktualnych. Liczba pomyłek nie jest mała, w dodatku zostaje napisana tak jakby bot był pewien tego co mówi. Przypadek z połączeniem Konica Minolta i Develop dowodzi, że nawet jeśli ChatGPT posiada w bazie odpowiednie informacje to nie zawsze potrafi je wykorzystać, co powoduje wprowadzeniem nas w błąd.
Czy ChatGPT to przyszłość? Nie jestem w stanie odpowiedzieć na to pytanie. Pamiętajmy, że model językowy działa dopiero od ok 2 miesięcy, wiec tak naprawdę dopiero raczkuje w naszym świecie. Razem z ekipą Wajpol będziemy przyglądać się jego rozwojowi, a ten może okazać się szybszy niż mogłoby się wydawać. Na tę chwilę nie powinniśmy nazywać ChatGPT sztuczną inteligencją, bo to jest nadal „tylko” bardzo zaawansowany algorytm. Jego największą wadą jest brak dostępu do aktualnych informacji, a to może powodać jego drugą wadę – bycie pewnym siebie nawet wtedy, gdy podaje nieprawdziwą informację.  Microsoft zapowiedział kilku miliardową inwestycję w OpenAI oraz integracje ChatGPT z wyszukiwarką Bing – jeśli to dojdzie do skutku (testy u wybranych użytkowników już się rozpoczęły) możemy otrzymać potężne narzędzie do pracy, trzymamy kciuki!

Karty zbliżeniowe do drukarek i kserokopiarek nie są nowością w branży. Niektóre modele urządzeń wyposażone są w czytnik kart zbliżeniowych, do innych można zamontować kompatybilne czytniki. Na pierwszy rzut oka może wydawać się to zbędnym „bajerem” dla gadżeciarzy – nic bardziej mylnego.  Karta zbliżeniowa ułatwia logowanie w urządzeniach wymagających podania loginu i hasła, umożliwia korzystanie z wydruku poufnego i podążającego, pomaga rozliczać koszty działów i pracowników, ale w jaki sposób?

W czym pomagają karty zbliżeniowe do drukarek?

W czym pomagają karty zbliżeniowe do drukarek?

Zdecydowana większość urządzeń MFP Konica Minolta i Develop ma możliwość montażu akcesoryjnego czytnika kart zbliżeniowych, który schowany jest w obudowie urządzenia w okolicy panelu obsługi kserokopiarki. Umożliwia to wdrożenie wydruku poufnego, czyli możliwości drukowania poufnych dokumentów na wspólnym urządzeniu. Użytkownik drukuje w standardowy sposób z poziomu komputera, ale drukarka nie rozpoczyna drukowania – dopóki nie zostanie zbliżona karta danego pracownika. Dzięki temu nikt nie będzie miał dostępu do żadnych danych wrażliwych, które znajdują się w drukowanych przez pracownika dokumentach. Rozwiązanie świetnie sprawdza się tam, gdzie maszyna znajduje się w przestrzeni wspólnej, lub mają do niej dostęp osoby postronne (np. korytarz, showroom). Oczywiście nie trzeba kupować dodatkowych kart dedykowanych do kserokopiarek, bo czytniki są zgodne z tymi z systemów rejestracji czasu pracy. Karty zbliżeniowe nie są nawet wymagane do uruchomienia wydruku poufnego, ale wtedy konieczne jest ręczne wpisywanie kodu PIN przed każdym drukiem.

Rozszerzone możliwości dla całej floty urządzeń

Rozszerzoną wersją druku poufnego jest FolowMe Printing  czyli wydruk podążający. Ten również dba o poufność drukowanych dokumentów, ale jednocześnie pozwala drukować je na jednym z wielu dostępnych w firmie urządzeń, a wyboru drukarki można dokonać już po kliknięciu „drukuj”. Jak to wygląda od strony użytkownika? Podam teoretyczny przykład: firma X zatrudnia 200 pracowników biurowych, znajduje się w 4 piętrowym budynku i posiada 3 kserokopiarki  na każdym z pięter. Pracownik wypuszcza do druku dokumenty, na które właśnie czeka klient, w komputerze do wyboru ma tylko jedną drukarkę. Urządzenie, które znajduje się najbliżej tego pracownika właśnie drukuje zestaw kilkuset dokumentów i nie ma możliwości przerwania tej pracy, więc pracownik może iść do dowolnego urządzenia w firmie, przyłożyć swoją kartę pracowniczą i właśnie na tej drukarce zostaną wydrukowane jego dokumenty. Innym przykładem jest np. przeniesienie miejsca pracy pracownika, lub prowadzenie prezentacji na innym piętrze – nie ma konieczności instalacji ani konfiguracji urządzeń drukujących jeśli pracownik zmieni swoje biurko lub tymczasowo będzie pracował w innym dziale firmy. Wszystkie urządzenia drukujące mają wspólną kolejkę wydruku, więc w trakcie awarii, braku materiałów, dużego obłożenia drukarki lub dla samej wygody można bez jakichkolwiek utrudnień skorzystać z dowolnej drukarki w firmie. Nie ma konieczności szukania i wybierania drukarki z poziomu komputera – wszystkie stanowiska pracy mają zainstalowaną jedną drukarkę, a jednocześnie mogą korzystać ze wszystkich. Wdrożenie wydruku podążającego wymaga dodatkowego systemu zarządzania drukiem – takiego jak PaperCut. Teraz coś, co działy IT lubią najbardziej – w przypadku wdrożenia np. SafeQ czy PaperCut, wszystkie urządzenia mogą być synchronizowane z Active Directory lub LDAP, pracownicy sami przypisują kartę do swojego konta przy pierwszym logowaniu – wystarczy zbliżyć kartę i zalogować się na swoje konto, nie trzeba nawet wchodzić w żadne ustawienia. System dodatkowo pozwala masowo dodawać i usuwać urządzenia u wybranych użytkowników, grup lub działów, nakładać ograniczenia ilościowe, czy narzucać wybranym użytkownikom druk czarno-biały.  Przy wymianie któregoś urządzenia, dział IT instaluje sterownik tylko na serwerze – resztą zajmuje się PaperCut, ale to jest temat na osobny artykuł. 

Podsumowanie

Karty zbliżeniowe do drukarek są bardzo dobrym uzupełnieniem wynajmu floty urządzeń drukujących. Pomagają zapanować nad wieloma drukarkami, podnieść stopień bezpieczeństwa danych w firmie i odciążyć dział IT w codziennych obowiązkach. Co prawda niektóre z  wymienionych rozwiązań można wdrożyć bez użycia kart pracowniczych, ale konieczność logowania się do urządzenia drukującego ręcznie wpisując poświadczenia za każdym razem byłoby uciążliwe i czasochłonne dla użytkowników – a to może mijać się z celem.

Kserokopiarki, które swoją historię rozpoczęły jako kserograf są jednym z najważniejszych wynalazków na świecie. Zrewolucjonizowały cały przemysł i nasze życie codzienne. Nawet dziś w dobie cyfryzacji liczba wydruków, czy sprzedawanych urządzeń wcale nie zmalała, a potocznie nazywane ksero jest towarzyszem zarówno w pracy jak i w domu. W związku z tym, że urządzenia te wtargnęły niemal w każdą sferę naszego życia, pokazujemy 8 nieoczywistych ciekawostek na ich temat, niektóre z pewnością Cię zaskoczą:

1. Kserograf – czyli wynalazek dla własnej wygody twórcy.

Wiele wynalazków ma historię, której byśmy się nie spodziewali, a kserograf należy do nich. W skrócie: istnienie kserokopiarek zawdzięczamy w dużej części chorobie, na którą cierpiał Chester Carlson. Fizyk chorował na artretyzm, co powodowało sporo bólu i utrudnień, gdy musiał ręcznie przepisywać ogromne ilości dokumentów. Dla własnej wygody, w 1938 roku Cester Carlson zaczął prace  eksperymentalne z fotoprzewodnictwem. Jego prace przyniosły pozytywne wyniki, opracował proces kopiowania z sukcesem – proces  ten początkowo został nazwany elektrofotografią. Jednak jego wynalazek był wielokrotnie odrzucany.  Dopiero po wielu latach Haloid Corporation zaczęło interesować się tym projektem, by następnie wypuścić na rynek pierwszy kserograf. Nazwę kserograf wymyślono zamiast elektrofotografii  w celach marketingowych – trudno byłoby dziś wypowiadać słowo „elektrofotografiarka”. Powstanie kserografu jest na tyle ciekawe, że piszemy o tym więcej tutaj: Jak działał kserograf?

2. Pierwszy kserograf w kraju i jego Polska nazwa

Pierwsze modele urządzeń kserograficznych w Polsce pojawiały się w latach 60-tych XX wieku. W naszym ojczystym języku nie mieliśmy nazwy na nowe urządzenie, więc potocznie zaczęto nazywać je „ksero”. Mimo, że później nazwę przekształcono na „kserokopiarka”, do dziś słowo „Ksero” jest najczęściej używanym określeniem na urządzenia MFP. Natomiast statystycznie kserokopiarka najczęściej używana jest do skanowania i drukowania, jej domyślna funkcja kopiowania w większości firm wykorzystywana jest sporadycznie. Samo słowo „Ksero” zostało zaczerpnięte z języka greckiego „kseros”, co w wolnym tłumaczeniu oznacza „Suchy”. Skąd taki pomysł? Ówczesne technologie fotograficzne wymagały kąpieli chemicznych w ciemniach, aby uzyskać wydruk, natomiast kserograf cały proces robił „na sucho” – zatem nazwa do dziś jest aktualna, bo w zastosowaniach domowych i biurowych wykorzystujemy druk atramentowy i laserowy.

3. Kserokopiarka to nie krzesło

Różne źródła podają, że ok. 15%-25% zgłoszeń do napraw kserokopiarek jest spowodowana siadaniem na nich. Słynne kserowanie swojej tylnej części ciała spotykane w filmach komediowych może wydawać się dla niektórych kuszące. Producenci kserokopiarek nie przewidzieli takiego sposobu użytkowania, więc obudowy urządzeń nie są na tyle trwałe, by utrzymać ciężar dorosłego człowieka. Nasze doświadczenie mówi jednak, że liczby podawane w statystykach w internecie są zawyżone. Od początku działania naszego serwisu, objawy miało zaledwie kilka maszyn – może urządzenia Konica Minolta znoszą więcej?

4. Na kserokopiarce nie zrobisz kopii banknotu

Wraz z możliwością kopiowania tego co jest na papierze, wzrosła pokusa kopiowania pieniędzy. Dlatego dzisiejsze banknoty są pełne zabezpieczeń, aby utrudnić ich fałszowanie. Przypadki podrabiania pieniędzy za pomocą kserokopiarek pojawiają się na całym świecie. W 2014 roku w Polsce zatrzymano fałszerzy drukujących banknoty 50zł i 100zł, a do jednego z etapów produkcji używali właśnie kserokopiarki. Więcej o zatrzymaniu naszych rodaków drukujących pieniądze przeczytasz na stronie Policji: https://policja.pl/pol/aktualnosci/93937,Policjanci-zatrzymali-falszerzy-pieniedzy.html

5. Kserokopiarki Xerox paliły się jak telefony Samsunga?

Nie tylko Samsung zaliczył wpadkę swoim flagowym produktem, choć przy marce Xerox problem z zapalającymi się bateriami wygląda na drobnostkę. W 1959 roku jako pierwszy komercyjny model kserografu swój sukces odniósł Xerox 914. Rozwój technologii i zwiększone zapotrzebowanie na powielanie dokumentów spopularyzowało ten masowo produkowany model. Urządzenie jak na swoje czasy miało bardzo skomplikowaną konstrukcje, a  inżynierzy nie posiadali doświadczenia w nowopowstającej branży. Xerox  914 miał sporą tendencję do przegrzewania się i powodowania pożarów w miejscach postoju. Zapotrzebowanie na sprzęt było tak duże, że zanim powstał nowy model pozbawiony wad – producent dodawał do każdego sprzedanego egzemplarza małą gaśnicę. Wyobrażasz sobie przy zakupie kserokopiarki otrzymać od nas gaśnicę i informacje o możliwym pożarze Twojej firmy?

6. Bez kserokopiarek nie było by 101 dalmatyńczyków

Dawne animacje Disneya realizowane były bez użycia komputerów, a praktycznie każda klatka filmu była ręcznie rysowana przez ilustratora. W przypadku produkcji 101 dalmatyńczyków byłoby to nie możliwe ze względu na liczbę psów oraz ich czarne kropki. Z tego samego powodu we wcześniejszych produkcjach bardzo rzadko pojawiały się tygrysy.  Z pomocą przyszedł kolorowy kserograf, a właściwie 7 takich urządzeń. W latach 50-tych Disney we współpracy z Haloid Corporation wykorzystali urządzenia kserograficzne do powielania rysunków, a po modyfikacji aparatu fotograficznego przez Ub Iwerks  1959r,  koszty całego procesu znacznie się obniżyły.

Skoro już przy tym filmie jesteśmy – po za tym, że jest to pierwsza animacja wykorzystująca technikę kserograficzną, Disney odszedł w niej od dążenia do realizmu postaci animowanych. Okazało się to strzałem w 10-tkę i przyszłe animacje Disneya również wykorzystywały już nowy, kreskówkowy sposób animacji, który podbił serca widzów.

7. Policja jest w stanie namierzyć niemal każdą drukarkę

Brzmi jak SciFi? Nic bardziej mylnego, od wielu lat praktycznie każda kolorowa drukarka laserowa (w tym kserokopiarki) korzysta z technologii stenografii do znakowania każdego wydruku. Na wydrukach w starszych urządzeniach można zobaczyć je gołym okiem – są to bardzo jasne i drobne żółte kropki, których kształt i układ jest indywidualny dla każdej drukarki. Nowsze maszyny do odczytania wymagają powiększenia, znaki deanonimujące są praktycznie niewidoczne gołym okiem. Z kropek można odczytać takie informacje jak producent, numer seryjny, czy model urządzenia, niektóre zapisują znacznie więcej danych. Znane są przypadki wykorzystania tych oznaczeń przez policję i na salach sądowych. Niebezpiecznik opisał sposób odczytania tych kropek: https://niebezpiecznik.pl/post/jak-analizowac-zolte-kropki-ktorymi-drukarki-znakuja-wydruki/

8. Mobilna kserokopiarka od Develop

W latach 50-tych XX wieku Develop sprzedawana była mobilna kserokopiarka mieszcząca się w walizce. Wynalazek objęty został 16 patentami i 39 licencjami! Walizkowy kserograf sprzedawany był w aż 87 krajach. Choć urządzenie było mobilne, wymagało zasilania z gniazdka elektrycznego, oferowało prędkości druku na poziomie 2 stron na minutę – co w tamtych czasach było oszałamiającym wynikiem. Więcej ciekawostek na temat marki Develop znajdziesz tutaj: Historia Develop

Historia WAJPOL sięga lat 90-tych XX-go wieku. Od samego początku dbamy o bezproblemową pracę biurową naszych klientów. Nie mamy w tradycji publikować każdego certyfikatu, czy wyróżnienia, które otrzymujemy – jednak pudło, które znaleźliśmy przy okazji ostatnich porządków zaskoczyło nas samych.

Zawartość pudełka

W pudełku znaleźliśmy certyfikaty i wyróżnienia z pierwszych lat działalności WAJPOL, a wśród nich kilka perełek od np: Canon, Panasonic i Konica. Dokumenty dotknął już ząb czasu, ale zdecydowana większość jest czytelna. Z pewnością nie są to wszystkie otrzymane przez nas certyfikaty (widać luki czasowe w datach, a my pracujemy przecież bez przestoju), może kiedyś odnajdziemy drugie pudło 🙂

Certyfikat przed połączeniem marek Konica i Minolta

Nasza współpraca z Konica Minolta rozpoczęła się w czasach, gdy urządzenia produkowane były osobno jako Minolta oraz Konica. Obie marki współpracowały ze sobą od wielu lat, posiadały nawet wspólną fabrykę tonerów – jednak ostateczne połączenie zarządu nastąpiło w 2003 roku i od tej pory urządzenia produkowane są z logo Konica Minolta.

Współpraca z Panasonic

Historia WAJPOL to nie tylko urządzenia drukujące. Od początku naszej działalności oferowaliśmy centrale telefoniczne, telefony i faksy tego producenta jako jedne z najbardziej niezawodnych urządzeń biurowych dostępnych na rynku. Firma Panasonic od wielu lat nie zajmuje się już biurowym sprzętem drukującym, dziś na próżno szukać nawet części zamiennych. Do samego końca świadczyliśmy wsparcie dla posiadaczy urządzeń Panasonic, a niektóre z nich działają do dzisiaj!

WAJPOL obecnie

Niezmiennie od lat jesteśmy jedynym autoryzowanym partnerem Konica Minolta w Częstochowie. Zebrane doświadczenie wykorzystujemy jako specjaliści do zarządzania drukiem w firmach. Nasza rola nie kończy się na dostarczeniu urządzeń drukujących i materiałów eksploatacyjnych. Usprawniamy pracę biurową, oferujemy systemy zarządzania drukiem umożliwiające m.in wydruk podążający zintegrowany z kartami pracowniczymi. Wykorzystujemy nasz autorski system Smart Raport do sprawnej obsługi wynajmowanych maszyn, dzięki czemu nasi klienci nie muszą nawet pamiętać o zamawianiu tonerów, czy zgłaszaniu usterek. Naszym celem jest usprawnienie pracy biurowej, tak by użytkownik nie musiał się zastanawiać nad materiałami eksploatacyjnymi ani ustawieniami urządzenia, tylko mógł kliknąć „drukuj” i skupić się na swojej pracy. 

Skany certyfikatów

Poniżej możesz zobaczyć pozostałe certyfikaty znalezione w  pudle. Skanowaliśmy te, które ząb czasu dotknął najmniej. Kolejność dokumentów jest losowa.